Procedimiento del Canal de Denuncias
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Procedimiento del Canal de Denuncias
CANAL DE DENUNCIAS – LEY 2/2023
Wandoo Finance S.L.U. ( en adelante, “Wandoo España”) ha adoptado una política para establecer el canal de comunicación de denuncias que se presenta a continuación (el “Canal de Denuncias”), con el fin de comunicar posibles irregularidades de conformidad con la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción (“Ley 2/2023”).
¿Qué se puede denunciar?
El Canal de Denuncias cubre las infracciones relativas a las materias previstas en el artículo 2 de la Ley 2/2023.
En particular, comprende las infracciones del Derecho de la Unión Europea en los siguientes ámbitos: contratación pública; servicios, productos y mercados financieros, así como la prevención del blanqueo de capitales y la financiación del terrorismo; seguridad y conformidad de los productos; seguridad del transporte; protección del medio ambiente; protección frente a las radiaciones y seguridad nuclear; seguridad de los alimentos y los piensos, salud y bienestar de los animales; salud pública; protección de los consumidores; protección de la privacidad y de los datos personales; seguridad de las redes y de los sistemas de información; competencia y ayudas estatales, así como las infracciones relacionadas con la fiscalidad empresarial o con prácticas cuya finalidad sea obtener una ventaja fiscal que desvirtúe el objeto o la finalidad de la legislación aplicable.
También comprenderá las infracciones de la legislación española, tales como acciones u omisiones que puedan constituir una infracción penal o administrativa grave o muy grave (incluidos el acoso sexual y el acoso por razón de sexo). En particular, comprenderá todas las infracciones penales o administrativas graves o muy graves que causen perjuicio económico a la Hacienda Pública y a la Seguridad Social.
Las cuestiones que no entren dentro del ámbito de aplicación del artículo 2 de la Ley 2/2023, como, por ejemplo, las reclamaciones laborales individuales, las reclamaciones de clientes o las disputas comerciales, no serán tramitadas a través del Canal de Denuncias y serán redirigidas al canal interno correspondiente, sin perjuicio de la confidencialidad con la que serán tratadas.
¿Quién puede presentar una denuncia?
El Canal de Denuncias está disponible para cualquier persona física que haya obtenido información sobre infracciones en un contexto laboral o profesional relacionado con Wandoo España, siempre que tenga motivos razonables para considerar que la información es veraz (el “Informante”).
¿Cómo presentar una denuncia?
La denuncia puede presentarse a través de la siguiente dirección:
https://wandoofinance.trusty.report/
Al presentar una denuncia, el Informante podrá:
- describir los hechos objeto de la denuncia, incluyendo las partes implicadas, las fechas y los lugares;
- aportar documentación, archivos o imágenes relevantes;
- decidir si desea permanecer en el anonimato o identificarse.
- las comunicaciones deberán realizarse de buena fe y sobre la base de indicios o informaciones que el Informante considere razonablemente veraces. La presentación deliberada de información falsa o manifiestamente infundada podrá dar lugar a las responsabilidades legales o disciplinarias que correspondan.
Principios esenciales del procedimiento
1. Confidencialidad, anonimato y comunicación con el Informante
Wandoo España promueve un entorno en el que cada Informante pueda comunicar estas irregularidades de forma segura, garantizando la confidencialidad de la identidad del Informante, de la persona afectada y de cualquier tercero mencionado en la denuncia, así como el derecho al anonimato y la protección frente a represalias, en los términos establecidos en la Ley 2/2023.
Wandoo España mantendrá la comunicación con el Informante durante el procedimiento y podrá solicitar información adicional cuando lo considere necesario para la investigación de los hechos denunciados.
2. Acuse de recibo y plazos de respuesta
Wandoo España enviará un acuse de recibo de la denuncia en un plazo máximo de siete días naturales desde su recepción, salvo que ello pueda comprometer la confidencialidad del denunciante.
Wandoo España proporcionará al Informante información sobre las actuaciones de investigación realizadas en un plazo máximo de tres meses desde la recepción de la denuncia. Este plazo podrá ampliarse por otros tres meses en casos de especial complejidad, informándose de ello al Informante.
3. Protección frente a represalias
Wandoo España garantiza que ninguna persona que, de buena fe, presente una denuncia o participe en una investigación será objeto de discriminación o represalias.
4. Derechos de la persona afectada
La persona afectada por la denuncia tendrá derecho a:
(i) ser informada de las acciones u omisiones que se le atribuyen;
(ii) ser oída en cualquier momento durante el procedimiento; y
(iii) que se respete su presunción de inocencia y su derecho al honor.
5. Diligencia e imparcialidad
Wandoo España llevará a cabo las investigaciones de manera diligente, imparcial y objetiva, respetando en todo momento los derechos de todas las partes implicadas.
6. Remisión al Ministerio Fiscal
Cuando los hechos denunciados puedan ser constitutivos de delito, Wandoo España remitirá inmediatamente la información al Ministerio Fiscal.
Si los hechos afectan a los intereses financieros de la Unión Europea, la información será remitida a la Fiscalía Europea.
Tratamiento de datos personales
En el marco de este Canal de Denuncias, Wandoo España actúa como responsable del tratamiento de los datos personales contenidos en las denuncias, de conformidad con el Reglamento (UE) 2016/679 (“RGPD”), la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, y la Ley 2/2023.
Wandoo España tratará únicamente los datos personales estrictamente necesarios para investigar la información comunicada, mantener la comunicación con el Informante, garantizar la confidencialidad y, cuando corresponda, proporcionar información sobre el estado de la denuncia.
No serán objeto de tratamiento los datos personales que no resulten necesarios para el conocimiento e investigación de los hechos comunicados, procediéndose a su inmediata supresión cuando se hubieran facilitado de forma indebida.
Asimismo, se suprimirán aquellos datos personales que se refieran a conductas que no se encuentren comprendidas dentro del ámbito de aplicación de la Ley 2/2023.
Si la información comunicada incluyera categorías especiales de datos personales cuya recogida no resulte necesaria para la investigación de los hechos denunciados, dichos datos serán suprimidos sin dilación indebida.
La base jurídica para este tratamiento es el cumplimiento de una obligación legal (artículo 6.1.c del RGPD) de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 30.2 de la Ley 2/2023 y el interés público en la prevención e investigación de infracciones (artículo 6.1.e del RGPD).
El acceso a los datos personales contenidos en las comunicaciones quedará limitado exclusivamente a:
- el Responsable del Sistema Interno de Información y las personas autorizadas para su gestión.
- el responsable de recursos humanos o el órgano competente debidamente designado, únicamente cuando proceda la adopción de medidas disciplinarias contra una persona trabajadora.
- los responsables de los servicios jurídicos de la entidad, cuando resulte necesario para la adopción de medidas legales en relación con los hechos comunicados.
- los encargados del tratamiento que, en su caso, presten servicios relacionados con la gestión del canal.
- el delegado de protección de datos, cuando hubiera sido designado.
Asimismo, los datos podrán ser comunicados a autoridades administrativas, autoridades judiciales, Ministerio Fiscal, Fiscalía Europea o Fuerzas y Cuerpos de Seguridad cuando resulte legalmente exigible o necesario para la investigación de los hechos.
Los datos personales contenidos en las comunicaciones se conservarán en el Sistema Interno de Información únicamente durante el tiempo imprescindible para decidir sobre la procedencia de iniciar una investigación de los hechos comunicados.
En todo caso, transcurridos tres meses desde la recepción de la comunicación sin que se hubieran iniciado actuaciones de investigación, se procederá a su supresión del sistema, salvo que la finalidad de su conservación sea dejar evidencia del funcionamiento del Sistema Interno de Información, en cuyo caso se conservarán de forma anonimizada.
Cuando resulte necesario continuar con la investigación o tramitar procedimientos disciplinarios, judiciales o administrativos derivados de la comunicación recibida, los datos podrán seguir siendo tratados en entornos separados del Sistema Interno de Información durante el tiempo necesario para la gestión del expediente y hasta la prescripción de las posibles responsabilidades legales.
Con carácter general no está prevista la realización de transferencias internacionales de datos.
No obstante, en caso de que algún proveedor de servicios utilizado para la gestión del Canal de Denuncias se encuentre ubicado fuera del Espacio Económico Europeo (EEE) o acceda desde dicho territorio, Wandoo España garantizará que la transferencia se realiza de conformidad con la normativa aplicable en materia de protección de datos, mediante una decisión de adecuación de la Comisión Europea o la adopción de las garantías adecuadas previstas en el artículo 46 del RGPD.
De conformidad con el RGPD, los Informantes y/o interesados podrán ejercer sus derechos de acceso, rectificación, supresión, oposición, limitación del tratamiento y portabilidad de los datos, en la medida en que dichos derechos no estén restringidos por la Ley 2/2023 para proteger el anonimato del Informante y garantizar la integridad de la investigación.
Para ejercer estos derechos, los Informantes y/o interesados podrán enviar una solicitud por escrito a Wandoo España a la dirección de correo electrónico: [email protected].
Wandoo España tramitará la solicitud en un plazo de 30 días y proporcionará una respuesta.
Los interesados también tienen derecho a presentar una reclamación ante la Agencia Española de Protección de Datos (http://www.aepd.es).
Canales externos de información
Además del Canal de Denuncias, los Informantes tienen derecho a comunicar información sobre infracciones a canales externos independientes y seguros, de conformidad con la Ley 2/2023.
Estos canales incluyen la Autoridad Independiente de Protección del Informante (A.A.I.), a la que se puede acceder a través de:
https://www.proteccioninformante.gob.es/pagina/index/directorio/Aviso
Asimismo, podrán utilizarse las autoridades competentes de las comunidades autónomas, dentro de sus respectivos ámbitos de competencia.
En los casos que afecten a los intereses financieros de la Unión Europea o al Derecho de la UE, los Informantes podrán ponerse en contacto con la Fiscalía Europea (accesible aquí: https://www.eppo.europa.eu/en) o con otros organismos y agencias competentes de la Unión Europea.